Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de inschrijving en deelname aan de Inspiratietrip Rotterdam, georganiseerd door De Trekvogel Reisbureau in samenwerking met Auberge d’Amis: The Friendly Business Network. Door inschrijving verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met onderstaande voorwaarden.
1. Definities
Organisator: De Trekvogel Reisbureau, gevestigd te Antwerpen (België).
Deelnemer: Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich inschrijft voor deelname aan de inspiratietrip.
Overeenkomst: De bindende afspraak tussen Organisator en Deelnemer na het indienen van het inschrijfformulier en akkoordverklaring met deze voorwaarden.
2. Inbegrepen in de prijs
- Bus: heen- en terugreis
- Eén overnachting in Van der Valk Hotel Rotterdam
- Blijdorp, inclusief ontbijt
- De activiteiten en bezoeken zoals vermeld in het programma
- Netwerkdiner (incl. drank)
- Lunch aangeboden door Buysse & Partners
3. Niet inbegrepen
- Persoonlijke uitgaven
- Persoonlijk eten en drinken buiten het programma
- Reis-, hospitalisatie- of annulatieverzekeringen (optioneel af te sluiten door de deelnemer zelf)
4. Prijzen en betaling
- Single room: € 1.090 per persoon
- Double room: € 940 per persoon
- Inschrijving is definitief vanaf het moment dat de deelnemer het inschrijfformulier indient en akkoord gaat met deze Algemene Voorwaarden.
- Vanaf dat moment is de deelnemer onvoorwaardelijk betalingsplichtig voor het volledige bedrag van de gekozen formule.
- Betaling dient te gebeuren binnen 5 werkdagen na inschrijving via overschrijving op rekeningnummer BE83 2300 1663 5015 (De Trekvogel Reisbureau), of cash in ons kantoor: Carnotstraat 129A, 2060 Antwerpen.
- Indien de betaling niet tijdig wordt uitgevoerd, behoudt de Organisator zich het recht voor om een herinnering te sturen en nalatigheidsinteresten en/of administratiekosten aan te rekenen. Het niet tijdig betalen heft de betalingsverplichting van de deelnemer niet op.
5. Annulatie, terugbetaling en wijzigingen
- Annulatie door de deelnemer is niet mogelijk. Er wordt geen terugbetaling voorzien, ongeacht de reden (bv. ziekte, werkverplichtingen, gemiste transport, overmacht).
- Naamswijziging is toegestaan tot uiterlijk 2 dagen voor vertrek, mits schriftelijke kennisgeving aan de organisator.
- Bij niet-deelname zonder voorafgaande verwittiging blijft de volledige deelnameprijs verschuldigd.
6. Programma en wijzigingen
- Het programma vermeld in de communicatie (flyer, website, mailings) is indicatief.
- De Organisator behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het programma indien omstandigheden dit vereisen. Waar mogelijk wordt een volwaardig alternatief voorzien.
- De deelnemer heeft geen recht op terugbetaling of schadevergoeding in geval van dergelijke wijzigingen.
7. Aansprakelijkheid
- Deelname gebeurt volledig op eigen risico van de deelnemer.
- De Organisator is niet aansprakelijk voor:
- verlies, diefstal of schade aan persoonlijke bezittingen
- lichamelijke letsels of ongevallen die zich voordoen tijdens de reis, tenzij veroorzaakt door een bewezen fout of nalatigheid van de Organisator
- schade veroorzaakt door derden, verkeersproblemen, stakingen, vertragingen of overmacht (bv. natuurrampen, epidemieën, overheidsmaatregelen)
- Indien de Organisator door overmacht genoodzaakt is de reis geheel of gedeeltelijk te annuleren, zal hij de reeds betaalde bedragen zoveel mogelijk aanwenden voor een alternatief programma. Er geldt geen terugbetalingsverplichting.
8. Verzekeringen
Deelnemers worden sterk aangeraden om zelf een passende reis- of annulatieverzekering af te sluiten. De Organisator biedt zelf geen dekkingen aan en kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
9. Gedragsregels
De deelnemer verbindt zich ertoe zich respectvol en in overeenstemming met de geldende wetgeving te gedragen. De Organisator behoudt zich het recht voor een deelnemer die storend of schadelijk gedrag vertoont, de verdere deelname te ontzeggen zonder recht op terugbetaling.
10. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Eventuele geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.
11. Privacy & Gegevensbescherming
- De Organisator verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van deelnemers (zoals naam, adres, e-mail, telefoonnummer en facturatiegegevens) uitsluitend voor het beheer van de inschrijving, de organisatie van de reis en de uitvoering van de overeenkomst.
- Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden, behalve indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de reis (bv. hotel, busmaatschappij) of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Tijdens de inspiratietrip kunnen foto’s en sfeerbeelden genomen worden. Door deel te nemen geeft de deelnemer toestemming dat deze beelden kunnen gebruikt worden voor communicatie en promotie via de website en sociale mediakanalen van de Organisator. Indien de deelnemer dit niet wenst, dient hij dit voorafgaandelijk schriftelijk te melden.
- De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld werden.
- De deelnemer heeft te allen tijde het recht om zijn/haar gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten verwijderen, door contact op te nemen met de Organisator via a info@trekvogel.be.
- Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met deze verwerking van persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR – EU 2016/679).
Verplichte verklaring bij inschrijving:
“Ik bevestig dat ik de Algemene Voorwaarden gelezen heb en ermee akkoord ga. Ik ben mij bewust dat mijn inschrijving definitief is op het moment van indienen van het formulier, dat annulatie niet mogelijk is en dat er geen terugbetaling voorzien wordt. Een naamswijziging is toegestaan uiterlijk tot 2 dagen voor vertrek. Ik ga akkoord met de verwerking van mijn persoonsgegevens en dat er tijdens de reis foto’s kunnen gemaakt en gepubliceerd worden.